AVG / Privacy – I-Reservations

AVG / Privacy

I-Reservations B.V. en uw privacy

Uw privacy is voor ons niet belangrijk omdat het nu moet, maar omdat wij dat al sinds jaar en dag vinden. Vandaar dat wij er permanent naar streven dat uw persoonsgegevens bij ons in goede handen zijn.

Daarom slaan wij wachtwoorden op in hash-vorm, hetgeen inhoudt dat niemand, ook wij niet kunnen zien wat uw wachtwoord was. Daarom doen wij – afgezien van een zgn session_id – niet aan cookies en andere vormen van tracking. Daarom houden wij Google, Facebook en wat dies meerzij consequent buiten de deur. Daarom staat onze server in een van de best bewaakte datacentra in Nederland.

Op 25 mei gaat de nieuwe privacywetgeving van kracht: de Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG). In het kader van deze nieuwe wetgeving wordt gesproken van verwerking van persoonsgegevens, wat erop neerkomt dat wij persoonsgegevens van u hebben, bewaren en gebruiken.

Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens kwamen (komen) in ons bezit om dat ze werden (worden) aangeleverd door het sportcentrum waar u lid van bent of waar u een abonnement hebt lopen.

Daarnaast kan het zijn dat u zichzelf inschreef (inschrijft) als gebruiker van Baanreserveren.nl

Welke persoonsgegevens hebben wij van u:
Dat zijn uw voornaam, tussenvoegsel, achternaam, adres, postcode, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer(s), uw abonnements- of lidmaatschapsvorm en wat daarmee samenhangt.

Incasseert uw sportcentrum via ons systeem dan hebben wij ook uw IBAN-nummer.

In sommige gevallen hebben wij ook uw lidmaatschapsnummer van uw sportbond. Dat is omdat uw bondskaart kan worden gebruikt voor het electronisch inchecken etc.

Daarnaast hebben wij – maar dat zal duidelijk zijn – uw reserveringshistorie en wat daarmee samenhangt (bijv. de datum/tijd waarop u reserveerde, de datum/tijd dat u annuleerde, datum/tijd waarop u incheckte of werd ingechechecked). Heeft u een reservering via iDeal voldaan dan slaan wij ook tijdelijk uw IBAN nummer op in de logfiles.

Voor de goede orde melden wij dat wij in verband met het oplossen van eventuele problemen logfiles bijhouden. Deze gegevens (inc. IP) worden automatisch na 90 dagen gewist.

Wat is de natuur van deze gegevens?
Voor wat betreft een uitleg zitten wij hier met een probleem. Want de status van uw persoonsgegevens wordt bepaald door uw relatie met uw sportcentrum.

Maar in algemene termen vallen de hiervoor opgesomde persoonsgegeven onder artikel 6b van de AVG. U zou dit het noodzaak-artikel kunnen noemen. Uw sportcentrum mag de hiervoorgenoemde persoonsgegevens opslaan en gebruiken om haar verplichtingen jegens u te voldoen. Daarvoor heeft uw sportcentrum geen toestemming nodig. Toestemming is pas vereist als de betreffende gegevens voor andere dingen worden gebruikt dan waarvoor ze bedoeld zijn.

Een belangrijke uitzondering: uw foto!
Uw foto is een zgn bijzonder persoonsgegeven. Voor gebruik van uw foto is uw toestemming nodig. En op dit punt hebben wij een probleem. Wij hebben namelijk geen idee hoe uw foto in onze database terecht kwam. Het kan zijn dat deze aan het begin van de rit door uw sportcentrum werd aangeleverd, het kan zijn dat uw foto werd gemaakt aan de receptie van uw sportcentrum, het kan zijn dat u zelf uw foto plaatste.

Onze oplossing voor dit probleem is dat wij ons systeem hebben aangepast in de zin dat u – na te hebben ingelogd – zelf uw foto kunt verwijderen.

Wie hebben toegang tot uw gegevens?
De enigen die toegang tot de opgeslagen persoongegevens hebben zijn personeel van uw sportcentrum en medewerkers van Baanreserveren.nl.

Andere klanten van uw sportcentrum hebben geen toegang tot uw gegevens, ook niet uw foto. Wel is het zo dat u bij het maken van een reservering moet opgeven met wie u komt spelen en bij die gelegenheid kunt u uw medespeler kiezen uit een lijstje van zoekresultaten dat aansluit op een door u ingevoerde zoekopdracht.

Is uw zoekopdracht ‘jan’ dan omvat het lijstje met zoekresultaten alle klanten die ‘jan’ in voor en of achternaam hebben. Voor de goede orde wijzen wij erop dat dit punt in de reserveringsregels aan de orde wordt gesteld.

Wat doen wij met uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden gebruikt om online reserveren dan wel annuleren mogelijk te maken en deze handelingen te bevestigen en eventueel te factureren.

Verder doen we er niets mee. Behalve als er sprake is van een probleem en wij het nuttig vinden om u te bellen.

Ons commitment jegens uw sportcenrum is dat wij de aan ons toevertrouwde persoonsgegevens op generlei wijze aan derden ter beschikking zullen stellen.

Wij hebben ons jegens uw sportcentrum verplicht er voor te zorgen dat de beveiliging van ons toevertrouwde gegevens altijd up to date is.

Hoe zit het met inzicht in uw persoonsgegevens, wijzigen van deze gegevens, verwijderen van gegevens?

Inzicht
Achter uw login kunt u in ‘my account’ alles terugvinden dat over u in onze database is te vinden.

Wijzigen
Hier speelt dat wij slechts uitvoerder zijn. Een aantal gegevens kunt u zelf wijzigen in ‘my account’, voor wijziging van sommige andere gegevens (denk aan uw abonnementsvorm of IBAN-nummer) zult u zich moeten wenden tot uw sportcentrum

Verwijderen
In principe wordt de duur van de opslag van de gegevens in onze database bepaald door de belastingwetgeving. Deze schrijft voor dat alle bescheiden (dus ook digitale) voor een periode van 7 jaar moeten worden bewaard.

Omdat de AVG pas per 28 mei 2018 van kracht is, hebben wij nog niet helder wat we over 7 jaar precies gaan doen.

Onzichtbaar maken
Wat wel kan is dat uw sportcentrum uw persoonsgegevens ‘onzichtbaar’ kan maken door uw account te deactiveren.

Een paar punten van orde
Ons adres is:

Doude van troostwijkstraat 55

1391ER Abcoude

Aanspreekpartner ingeval van problemen aangaande uw persoonsgegevens:

J.G.lagewaard@i-reservations.nl